Inauguration d'entreprise : comment organiser une soirée d'inauguration réussie

Pourquoi organiser une inauguration d'entreprise ?

Une inauguration est d'abord une opération de communication. Elle s'adresse à plusieurs publics à la fois : collaborateurs, clients, prospects, partenaires, élus, riverains et presse locale.

Chacun attend un message différent. Vos équipes veulent se projeter dans leur nouvel environnement. Vos clients et partenaires veulent être rassurés sur la suite. Les élus et la presse regardent ce que l'entreprise apporte au territoire.

L'objectif commun : installer la confiance et donner une image dynamique de l'entreprise, au moment où elle change.

Organiser une inauguration en 6 étapes

1 . Définir l'objectif et la liste des invités

Commencez par la question « qu'est-ce que les invités doivent retenir en repartant ? ». La réponse décide du format : cocktail convivial pour les équipes et les riverains, soirée plus institutionnelle avec les élus, événement commercial pour les clients.

Listez ensuite les invités par catégorie. Cela permet d'adapter l'invitation et les prises de parole à chacun.

2. Fixer le budget et rédiger un cahier des charges

Le budget est le point de départ. Il détermine le nombre d'invités, le niveau de traiteur, la scénographie et les animations possibles.

Formalisez le tout dans un cahier des charges court : objectifs, public, date, lieu, budget, contraintes. Il servira de base à tous vos prestataires.

3. Choisir la date et l'horaire

Nos conseils :

• privilégiez la semaine, en fin d'après-midi, par exemple à partir de 18 h ;
• évitez les week-ends, les vacances scolaires, les jours fériés et les ponts, où le risque d'absence est fort ;
• organisez l'inauguration dans les jours qui suivent l'ouverture, tant que l'effet nouveauté joue ;
• si des élus sont invités, calez la date avec leur agenda en priorité.

4. Envoyer les invitations

Chaque catégorie d'invités reçoit une invitation personnalisée. Pour vos clients les plus proches, une remise en main propre marque l'attention que vous leur portez.

Impliquez vos équipes : en relançant elles-mêmes les invités, elles s'approprient l'événement et arrivent le jour J en hôtes.

5. Anticiper les démarches et le protocole

Quelques points à vérifier tôt :

• La voie publique : si l'événement déborde sur le trottoir ou la rue (arche, tente, stand), une autorisation d'occupation du domaine public est nécessaire. Elle se demande auprès de la mairie.
• Les élus : préparez l'ordre des prises de parole et le protocole d'accueil. Nous vous accompagnons dans cette préparation.
• La musique : renseignez-vous auprès de la Sacem sur les démarches liées à la diffusion de musique.
• La presse locale : prévenez-la en amont, avec un communiqué et des visuels.

6. Prolonger l'inauguration

Après l'événement, remerciez chaque invité par message, mail ou courrier. Publiez les photos et vidéos sur vos réseaux sociaux.

Pour aller plus loin, contactez la mairie : un article dans le journal municipal prolonge la visibilité de l'événement.

Déroulé type d'une soirée d'inauguration

Un exemple pour une inauguration de locaux en fin de journée, à adapter à votre public :

• 18 h — Accueil : accueil personnalisé, cadeau de bienvenue, premier verre.
• 18 h 30 — Visite : visite guidée des nouveaux locaux, par petits groupes.
• 19 h — Temps fort : discours du dirigeant et des élus, film rétrospectif, coupure du ruban ou dévoilement.
• 19 h 30 — Cocktail : buffet, animation et musique.
• 21 h — Fin : départ des invités, avec un souvenir de la soirée.

8 idées pour une inauguration originale

L'animation fait la différence entre une inauguration protocolaire et une soirée dont on se souvient. Quelques idées que nous mettons en place :

1. Une arche d'entrée aux couleurs de votre marque, pour marquer l'arrivée et les photos.
2. Une soirée sous chapiteau, quand les locaux ne peuvent pas accueillir tout le monde.
3. Un show cooking : un chef cuisine en direct devant les invités.
4. Une box photo, pour repartir avec un souvenir et nourrir vos réseaux sociaux.
5. Un magicien, qui circule entre les groupes et brise la glace.
6. Un film rétrospectif sur l'histoire de l'entreprise ou la construction du site.
7. Un dévoilement : plaque, œuvre, nouveau logo ou produit, révélé au moment des discours.
8. Des cadeaux d'accueil utiles, qui prolongent l'événement (nos idées de goodies).

Découvrez toutes nos animations pour événements d'entreprise.

Exemple : Diverses réalisations

En mars 2023, nous avons organisé l'inauguration de deux restaurants Burger King, à Balaruc-les-Bains et au Bosc, dans l'Hérault.

Au programme : arche de ballons aux couleurs de la marque, accueil au champagne en extérieur, discours du dirigeant devant les élus locaux, coupure du ruban, visite du restaurant, puis cocktail et musique.

Exemple de l'inauguration de l'Usine Barba à Béziers

Inaugurations de différentes résidences Séniors Aquarelia (site Sète, Toulon et Montargis)

Ce que Feely prend en charge

Nous organisons votre inauguration de A à Z : conception, scénographie, traiteur, animations, invitations, protocole et coordination le jour J. Découvrez nos soirées d'entreprise.

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FAQ

À quel moment organiser l'inauguration de ses locaux ? Dans les jours qui suivent l'ouverture, tant que l'effet nouveauté joue. Privilégiez un début de semaine en fin d'après-midi, et évitez les week-ends, les vacances scolaires et les ponts.

Qui inviter à une inauguration d'entreprise ? Vos collaborateurs, vos clients et prospects, vos partenaires et fournisseurs, les élus locaux, les riverains et la presse locale. Adaptez l'invitation et le message à chaque catégorie.

Faut-il une autorisation pour inaugurer sur le trottoir ? Oui, dès que l'événement occupe temporairement la voie publique (arche, tente, stand). La demande se fait auprès de la mairie, avec le formulaire Cerfa 14023*01 de demande de permission de voirie.

Comment rendre une inauguration originale ? Choisissez une ou deux animations qui servent votre message : un dévoilement au moment des discours, un show cooking, une box photo, un magicien ou une scénographie aux couleurs de votre marque.