Quand et comment organiser l'inauguration de vos locaux ?

Pourquoi faire une inauguration ?

Des nouveaux locaux, un espace neuf, l’ouverture d’un point de vente ou encore un dévoilement…

Une inauguration est déterminante pour une entreprise. Il est primordial d’organiser un événement pour dynamiser et mettre en valeur cette étape cruciale.

Communication, logistique, animation… autant d’ingrédients indispensables à sa réussite !

Le but premier de l’organisation d’une inauguration est claire : développer sa notoriété, prendre les devants pour se positionner sur le marché.

De plus, cette opération de communication permet d’envoyer des messages forts à plusieurs types de personnes, qui seront tous, demain, de près ou de loin, des éléments clés dans la vie de l’entreprise.

Une inauguration est avant tout une opération de communication qui permet d’envoyer des messages forts à plusieurs types de personnes, qui demain seront de près ou de loin, des éléments clés dans la vie de l’entreprise.

collaborateurs, partenaires, clients, prospects, pouvoirs publics, population locale… Un des premiers avantages sera de de véhiculer une bonne image de l’entreprise, dynamique, et de communiquer sur ses valeurs.

Tout cela aura pour finalité de fédérer tous les futurs (et présents) acteurs de la vie de notre entreprise, autour d’un message positif commun, d’étendre son réseau, et de tisser des liens (professionnels) forts.

Chaque cible devra être abordée de la meilleure façon possible, et le message devra être adapté à chacune d’entre elles, afin d’avoir davantage d’impact et de s’assurer que le maximum d’informations a été transmis.

Il faut également veiller à rassurer. En effet, tout changement peut être mal appréhendé, et peut faire peur. Il apparaît donc impératif de s’imposer et de montrer aux cibles que tout est bien géré, et de faciliter l’intégration de ces changements. L’entreprise doit axer sa communication sur l’avenir.

En résumé, qu’il s’agisse de fidéliser ou de convaincre, l’organisation d’une inauguration doit amener une notion très importante, voire déterminante : la confiance.

Quels sont les points clés à l'organisation d'une inauguration ?

Avant l'inauguration

Il est nécessaire de monter un cahier des charges précis avec des objectifs réalisables afin que les messages soient captés par les différentes cibles.

La détermination du budget est le point de départ de toute organisation. Il faut définir le cahier des charges et étudier ce budget, avant de concrétiser les choses.

Ensuite, concentrez-vous sur la date et le format de votre soirée d'inauguration, quelques règles sont à connaître, pour mettre toutes les chances de son côté.

Le début de semaine est à privilégier, en fin d’après-midi, vers 18h par exemple. Les week-ends, au même titre que les périodes de vacances ou les jours fériés (et leur veille et lendemain) sont à éviter. Le risque d’absence est trop grand, et vous ne pouvez pas vous contenter d’une partie de votre cible :

l’événement doit être total.

Egalement, veillez à garder une dynamique, en organisant votre événement peu de temps après le lancement concerné. Généralement, on estime que l’événement doit avoir lieu, au maximum, une semaine après l’ouverture (ou réouverture).

Il peut également se tenir pendant ou peu de temps après une opération commerciale de l’entreprise.

Une fois les différents éléments clés décidés, il faut passer aux invitations. Chaque cible devra recevoir un carton d’invitation personnalisé. Quant à sa remise, il est préférable de le faire en main propre, lorsque c’est possible, afin de montrer une certaine proximité avec le client.

Pensez à inclure vos équipes dans l'organisation en les laissant rappeler chaque invité, ils adhéreront plus facilement à l'événement si ils font partie de l'amont.

Pendant l'inauguration

L'accueil de vos participants sera la première image qu'ils auront de votre événement, offrez leur un cadeau (découvrez nos idées de goodies marquants), accueillez les en personne, proposez-leur une visite personnalisée. Tout élément qui saura mettre votre participant à l'aise et privilégié participera à la réussite de votre événement.

Les temps forts seront déterminants, film rétrospective, discours émouvant, présence de la presse. Pensez à respecter le protocole des prises de parole si vos élus locaux se sont déplacés. l'équipe de Feely événement sera là pour vous guider dans cette préparation.

la réussite d’un événement vient nécessairement de l’animation (découvrez nos idées d'animation de soirée). Elle garantit un dynamisme et une dimension conviviale, qui casse les codes du côté traditionnel, et qui laissera un souvenir positif aux convives.

Après l'inauguration

Une fois l’événement terminé, il faut garder un lien avec les convives. Il est important de prendre soin de remercier chacune des personnes présentes, via l’envoi d’un message, mail ou courrier. Pensez également à publier les photos et vidéos sur vos différents réseaux sociaux, pour donner davantage d’importance à votre événement.

Enfin, pour un rayonnement encore plus grand, vous pouvez contacter la mairie, afin de voir s’il est possible que soit publié un article dans le journal de la ville.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette aventure et avoir l'assurance de faire des choix pertinents. Contactez-nous !