Comment optimiser vos rencontres professionnelles à distance ?

Le télétravail est, depuis un an, omniprésent. Toutes les équipes sont habituées aux réunions à distance. Comment optimiser ces rencontres, capter et garder l’attention de vos participants ?

Des solutions digitales à gogo

Les solutions pour vos rencontres digitales (plateformes, outils de gamification etc.) fleurissent et évoluent sans cesse. C’est un point positif mais il est parfois difficile de s’y retrouver car nous pouvons y trouver tous les prix.

Posez-vous les bonnes questions…

… avant d’opter pour une plateforme précise ou une équipe technique dédiée !

Écrivez votre événement et son déroulé, afin de mettre en avant les aspects les plus importants et faire émerger les objectifs :

Pousser les participants à se connecter ?
Susciter l’engagement via des animations participatives ?
Diffuser un contenu de grande qualité avec une scénographie poussée et un scénario digne des émissions tv ?
Faire vivre une expérience à vos participants via un événement hybride mêlant physique et distanciel ?

Une fois vos principaux objectifs définis, faites un point sur votre budget qui va conditionner le reste de vos choix. Un événement digital peut vite avoir un coût important.

Beaucoup d’entreprises nous contactent avec cette demande :

"Aidez-nous à rendre notre événement original et captivant, cependant nous ne souhaitons ni plateforme d’inscription, ni caméras et captation."

Un événement en ligne n’est pas une simple réunion en visio et c’est la mise en place d’un rythme et d’outils pertinents qui aideront vos participants à vivre un vrai moment.

Les critères essentiels à prendre en compte lors d’un événement digital

Sur un événement physique, une fois les personnes sur place, même si elles perdent parfois l’attention, elles reviennent toujours à un moment donné.

Sur votre événement digital, non seulement vous devez lui donner envie de se connecter mais aussi de rester connectée. Alors qu’en présentiel l’effet de groupe prend le dessus, nous devons garder en mémoire que lors d’un événement digital la personne est souvent seule derrière son écran et vous devrez la convaincre individuellement.

Étape 1 : Améliorer l’expérience personnelle de navigation dans l’événement

La première étape sera de simplifier au maximum l’accès à l’événement tels que l’accès informatique, simplicité d’inscription et parcours ludique (photo, avatar etc.).

Le programme et la visualisation de l’ensemble de l’événement devront être clairs avec des points de repères (liens par email, aide technique permanente et accessible etc.).

Étape 2 : Soignez votre contenu et sa diffusion

Le contenu a toujours été important lors d’un événement mais il ne se transmet pas de la même façon lors d’un événement virtuel. Il faut un savant dosage entre la diversité et le dynamisme tout en étant vigilant à l’aspect technique.

Par exemple, si un contenu très important doit être diffusé par un interlocuteur à distance, nous allons veiller à avoir une image de belle qualité ainsi qu’une bande son correcte. Le mieux étant également d’avoir des images enregistrées au préalable en cas de mauvaise connexion le jour J.

Le dynamisme et la qualité des images (films ou captation) sont essentielles pour garder l’attention de votre auditoire.

Étape 3 : Favorisez l’interactivité

Nous le savons, les participants sont habitués à participer à des réunions en ligne et deviennent experts pour faire plusieurs choses à la fois : gérer le courrier, envoyer un email ou préparer le repas pour le midi.

Le rôle de l’événement digital devra casser ces habitudes et, pour cela, la gamification est un outil idéal. L’idée de solliciter l’avis, d'impliquer et de donner un rôle au participant va lui donner de l’importance.

La gamification fonctionne en présentiel mais également à distance, elle devient même indispensable à distance pour garder l’attention.

L’important est d’impliquer vos participants à « faire partie » de quelque chose afin qu’ils se sentent utiles à l’événement.

Cela peut-être par divers sondages ou par un déroulé d’événement en fonction des votes (vous souhaitez voir une vidéo ou faire un quizz ? )

Vous pouvez aussi prévoir des temps d’ateliers de travail ou de team-building originaux

Exemple

Un événement dont VOUS allez définir le déroulé. Les participants voteront et choisiront à l’unanimité les activités (par exemple sur une soirée digitale thème jeu TV : Burger quizz ou Question pour un Champion ? )

Faites de l’expérientiel au cœur du digital

Rien de tel lors d’un événement digital que d’ajouter une dimension découverte et activer les sens des participants.

Offrez leur des cadeaux, des box personnalisés ou des cadeaux à leur image. Vous pouvez aussi imaginer un team-building phygital avec certains éléments à découvrir au sein d’une box afin de faire avancer le reste de l’équipe lors d’une murder party 2.0.

De nouvelles plateformes digitales émergeantes

Faire appel à une plateforme pour faire votre événement est une excellente idée. Veillez à la tester en amont, à vérifier que les flux envoyés n’aient pas de latence trop importante lors de la diffusion pour éviter de brouiller l’événement.

Vérifiez que l’endroit soit agréable en navigation et simple d’utilisation.

Soyez également le plus exhaustif possible concernant les fonctionnalités que vous souhaitez voir apparaître pour votre événement :