Equipe Feely Montpellier
07 juillet 2020

Quand faire appel à une agence événementielle ?

Quel est le meilleur moment et quelles sont les bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle ?

Dans une entreprise, quelle que soit sa taille, l’événementiel est forcément présent.

Si vous êtes dans une TPE, il s’agira de rendez-vous réguliers autour d’un verre, un repas de fin d’année ou encore de l'organisation d'un micro team-building.

Si votre entreprise est une PME, vous aurez plus de travail pour organiser le repas de fin d’année ou le séminaire de rentrée.

Nos métiers d’agence événementielle sont parfois controversés par les dirigeants d’entreprises qui pensent qu’organiser un événement seul n’est pas compliqué et moins onéreux.

Nous avons l’habitude de traiter non pas avec les dirigeants d’entreprises mais avec les collaborateurs qui œuvrent souvent dans l’ombre pour faire vivre la communication de l’entreprise : assistant.e.s de direction, responsable marketing et communication, assistant.e.s commerciaux etc.

Ce sont souvent les personnes occupant ces postes qui font appel à nous afin de les aider à convaincre les dirigeants de l’utilité d’une agence événementielle.

Voici les bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle et quand nous solliciter :)

Le temps, c’est de l’argent !

Si l'on vous a assigné la lourde mission d’organiser le prochain séminaire des managers pour 150 personnes avec une logistique imparable, des déplacements provenant de partout en France, la préparation des supports de la convention et que vous devez également répondre aux exigences à la fois de votre direction mais également à celle des participants (quid des répartitions de chambre tout en respectant le budget…), il sera difficile d'y arriver seul.

Une agence sera à vos côtés non seulement pour organiser le casse-tête à votre place, tout en vous faisant valider les étapes et les points de vigilance, sans que vous soyez dérangés toutes les deux minutes pour répondre aux questions de tous les participants.

Une agence sera aussi force de proposition dans la gestion des urgences et des priorités.

Imaginez. Vous avez prévu une superbe soirée au milieu des vignes et, 24h00 avant l’événement, vous réalisez que le temps prévu est désastreux et vous n’avez pas de plan B pluie. Un de vos invités phare est allergique aux fruits de mer mais ne vous l’a pas notifié et vous avez prévu la soirée de l’année avec des profusions de plateaux de crustacés ?

Cela peut paraitre idiot, mais lorsque l’on a le nez dedans, que les décisions sont prises dans l’urgence (ce qui est le cas dans 99,99% des cas), ces cas de figure caricaturaux peuvent se présenter.

Une agence avec son œil de lynx habituée à travailler à flux tendu aura déjà posée sur le papier toutes les contraintes et les points de vigilances avant même que vous ayez pu y penser.

Travailler avec une agence n’est pas seulement « déléguer » tout le travail mais plus une véritable collaboration entre votre parfaite connaissance de l’entreprise, ses rouages et notre expertise d’organisation.

Vous n’aurez qu’un seul interlocuteur qui négociera et portera avec vous la charge mentale de votre événement.

Si votre N+1 vous dit qu’une agence coûte de l’argent, essayez de compter le nombre d’heures que vous passerez à organiser, négocier, chercher, renégocier, visiter, planifier, répondre aux diverses questions, etc. Comparez simplement ce coût à la pertinence d'une agence qui vous aidera à organiser votre événement de manière professionnelle, vous permettant de garder votre esprit plus léger pour travailler de manière 100% efficace, vous laissera le temps de potasser le contenu et de peaufiner le travail de l’agence afin de rendre votre événement 100% unique.

La créativité est notre ADN

Nous (clients, consommateurs, prospects, partenaires) sommes soumis à de nombreux événements.

Toutes les entreprises quelle que soit leur taille organisent des événements internes ou externes (portes ouvertes, inaugurations, lancement de produits, soirées de fin d’années, congrès, séminaires, team-building, etc.).

Un événement réussi marque les esprits, que ce soit par la beauté du lieu, par la créativité ou le côté spectaculaire des animations et spectacles ou encore l’engagement qu’il aura réussi à susciter chez les participants.

L’événement doit donc être marquant et peut l’être de multiple manière.

Être créatif et pertinent est une véritable gymnastique cérébrale et logistique que les agences travaillent au quotidien.

Nous devons avoir des idées qui soient réalisables et adaptées à l’événement, et cela dans un laps de temps très court. La créativité n’est pas innée : elle se travaille. Plus nous la travaillons, plus nous avons d’idées.

L’urgence événementielle !

Au-delà de la compétence organisationnelle et créative vient une dernière partie qui est tout aussi importante : la pression de la deadline !!!

Un événement coûte en général assez cher et met en musique de nombreux métiers et temps forts. Tout le monde n’est pas à l’aise avec la pression qu’exerce naturellement sur nous l’organisation d’un événement. Les organisateurs d’événements sont souvent excellents sur le terrain car ils savent éteindre plusieurs feux en même temps et deviennent de véritables sources de solutions lorsque les problèmes se posent.

Les enjeux événementiels après COVID19 et les préoccupations environnementales.

L’événementiel, comme tous secteur économique, est en mouvance perpétuelle. Entre les codes qui évoluent, les nouveaux lieux qui émergent sans cesse et l’essor du digital, vous devez être sans cesse à la page si vous voulez capter votre auditoire.

Par ailleurs, vos participants sont devenus extrêmement exigeants et attendent du participatif, de l’immersif tout en respectant l’environnement. Fini les gobelets en plastique et l’opulence. Aujourd’hui, l’événement n’est plus paillettes et légèreté mais collaboration, respect et engagement.

Ajoutez à cela l’année 2020 marquée par le COVID19 faisant émerger des craintes fortes sur la sécurité tout en laissant frémir une forte volonté de rassemblement. Nous avons fort à parier que vous ne saurez pas par quoi commencer pour votre prochaine manifestation ;)

C’est pourquoi nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans cette évolution.

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