Comment réussir votre anniversaire d’entreprise ?

Célébrer un anniversaire d’entreprise peut être une excellente occasion de rassembler vos équipes et partenaires autour d’un événement convivial. Si le mot anniversaire a une connotation positive et festive, cela reste un événement majeur pour une entreprise.

Les grandes étapes de l’organisation d’un anniversaire professionnel

1 - Bien dimensionner son événement

Vous souhaitez certainement marquer l’événement et organiser un moment qui marquera les esprits de vos convives. Avant de projeter votre événement dans ce superbe Mas en Camargue, vous devez en premier lieu dimensionner votre événement.

Combien de personnes souhaitez-vous rassembler ?

Quelles typologies (partenaires, clients, familles etc.) ?

Combien vont répondre présents ?

En fonction des réponses, vous pourrez déjà avoir un premier point sur vos aspirations réelles et sur les moyens à entreprendre pour réussir votre événement.

2 - La date : Un choix essentiel

Quand célébrer cet événement important selon votre liste d’invités ? Souhaitez-vous l’organiser dans 6 mois, 1 an ? En fonction de l’urgence, vous pourrez vous permettre d’être plus ou moins exigeant.

Certains jours de la semaine sont difficiles (évitez les vendredi soir ou les week-end, les professionnels préfèrent souvent être en famille qu’assister à un événement aussi festif soit-il).

La période de l’année est également importante. Il est évident que plus vous vous y prendrez tôt, plus vous aurez de choix (notamment sur les lieux).

3 – Le format de votre événement

Il existe autant de format possible que d’entreprises.

• Une grande soirée paillettes et fête jusqu’au bout de la nuit
• Un séjour offert à vos collaborateurs dans une ville à l’étranger (découvrez un anniversaire d’entreprise à Porto )
• Profiter d’une convention annuelle pour souffler votre bougie (découvrez une convention anniversaire à La Grande Motte)
• Organiser des animations internes thèmes anniversaires.

Il existe donc forcément un format qui ressemble à votre ADN et sera percutant.

4 – Définir votre budget

Sans budget, pas d’événement. Le choix d’un budget réel et réaliste est important. Comme un mariage, souvent les entreprises prévoient une enveloppe qui se retrouve augmenté à quelques semaines de leur événement.

Il est évident que vous devez rédiger un cahier des charges clair et savoir sur quels postes vous pourrez baisser votre enveloppe. N’hésitez pas à mettre des variables et augmenter vos prévisions pour bien vivre les inévitables surprises (plan b mauvais temps qui coute plus que prévu, lieu plus disponible ou animation de dernière minute qui fait exploser le budget !).

5 – Faire appel à une agence événementielle

Allez-vous être accompagné par une agence pour l’organisation de votre anniversaire ? Il n’est pas toujours aisé de déléguer l’organisation d’un événement aussi important à un prestataire externe.

Une agence événementielle augmentera le coût de votre événement global, c’est un fait. Si vous avez les ressources en interne avec une ou des personnes spécialisées dans l’événementiel, alors vous n’avez peut-être pas besoin de déléguer la totalité de votre événement.

Si au contraire vous n’avez pas des spécialistes de l’événement, et comme souvent vos équipes marketing occupées sur d’autres dossiers en parallèle, il vaut mieux vous appuyer sur une expertise externe.

Une agence avec laquelle vous aurez un bon feeling vous aidera à cadrer votre événement :

• Rappel sur les dates importantes, recherche de lieux et prestataires pertinents grâce à son réseau, idées originales et œil sur les tendances actuelles.
• Travail conjoint avec vos équipes internes et pilotage des opérations.
• Communication en amont et veille au respect d’un cahier des charges précis.
• Moins de discussions infructueuses puisque lorsque vous payez un prestataires externe, vous souhaitez naturellement que les choses avancent vite et bien.
• Et, bien sûr, votre enveloppe budgétaire sera géré différemment : une agence aura l’œil sur le projet global et pourra vous aider à trouver parfois des solutions innovantes à des prix plus intéressants ou faire l’impasse sur certains détails qui vous paraissaient essentiels au départ.

Découvrez notre article sur l’intérêt d’opter pour une agence événementielle

6 – Bien gérer la communication avant événement

Enfin, vous avez choisi une date, un format et défini un budget ! Reste maintenant à faire savoir à vos invités que l’événement est prévu.

Mini-site web, invitations papiers et ou digitales, teasing, happening ou indices disséminés dans les bureaux : faites de cet anniversaire, un événement avant le jour J !

Impliquez vos équipes et amusez-les :)

7 – Organiser un événement responsable

Soyez responsables et respectueux, ne gaspillez pas, choisissez un lieu éco-responsable et respectueux de l’environnement.

Travaillez avec des prestataires de qualité et locaux de préférence.

Respectez vos interlocuteurs lors de vos demandes commerciales et n’allez pas nécessairement au moins cher.

Réussir le jour J

Une fois les grandes étapes indispensables à la construction du projet réalisées, quelles sont les éléments clés qui favoriseront la réussite de votre anniversaire d’entreprise ?

1 – Scénographier votre événement

Que ce soit par touche ou de grands décors, pensez à personnaliser l’environnement de votre événement. Imaginez un parcours d’accueil, raconter votre histoire via des panneaux, des tv, etc. Dynamiser l’espace est un excellent moyen de se souvenir de votre événement.

2 – Déroulé de votre soirée

Écrivez un déroulé de votre soirée que vous transmettrez aux personnes concernées : accueil, discours, cocktails dinatoire, vidéos, etc. Organisez les éléments de la soirée dans une chronologie logique.

3 – Temps forts

Un anniversaire est un événement fort, il faut bien entendu qu’il soit matérialisé lors de l’événement. Gâteau géant, vidéo rétrospective, feux d’artifices ou bataille de polochon, soyez créatifs mais surtout essayez de surprendre vos convives lors de ce moment unique.

4 – Animations de soirée

Les animations sont bien sûr aussi importantes. Qu’elles soient participatives, spectaculaires, décoratives ou gustatives, vous devez embarquer vos convives dans votre univers.

Vous avez besoin de trouver des idées d’animations ?

Vous souhaitez organiser l’anniversaire de votre entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ?

Discutons-en !!