Les événements de demain

Cadrer son événement, la sécurité avant tout

Alors que le monde se retrouve soudainement à l’arrêt ayant pour interdiction de sortir, se toucher ou se parler sans masque de protection. Nous avons fort à parier que les événements de demain seront aussi essentiels que sensibles. Les participants auront un fort besoin d’échanger mais ne pourront pas communiquer comme avant, la règlementation en matière de sécurité et les normes vont devoir changer pour une durée indéterminée.

Afin d’encourager les entreprises à faire des événements et estomper leurs peurs, notre rôle d’agence sera dans un premier temps de cadrer les événements lors de la construction du cahier des charges.

Que ce soit sur le volet sécurité, hygiène mais aussi sur la partie administrative en protégeant administrativement les parties prenantes (clients, fournisseurs etc.) permettant d’avoir des solutions alternatives qui pourraient être rapidement mises en place en cas de report, annulation ou modification de format de dernière minute.

Une anticipation de tous les instants

L’anticipation fait partie intégrante de notre valeur ajoutée et nous devrons nous montrer plus agiles que jamais pour la préparation des événements futurs.

Gestes barrières, gestion des flux, implantations etc. Nous devrons suivre en temps réel les actualités et ou nouvelles normes en matière de rencontres mais aussi en matière de sécurité.

Au-delà des métiers classiques de l’événementiel (traiteurs, techniciens, artistes etc.), de nouveaux métiers feront partis des futurs événements comme par exemple les sociétés de nettoyage et de désinfection etc.

Implantations et scénographies repensées

Les conventions, les salons et même les activités de team-building devront être repensées. Cloisons de distanciation, marquages au sol, séparation entre les chaises des participants et normes d’hygiène à respecter.

C’est l’ensemble de l’événement qui devra être repensé dès sa conception.

Le parcours client devra être étudié dés son invitation à l’événement jusqu’à son accès à la manifestation sans qu’il se sente prisonnier des normes à respecter.

La notion de storytelling donnera de la valeur à votre manifestation.

L’expérience au service de l’événement

L’expérientiel est un objectif à atteindre pour chaque événement. Dans le futur cet objectif deviendra encore plus central. Le participant doit vivre une expérience positive afin de renforcer le message véhiculé.

Les différentes contraintes liées à l’organisation des événements devront être gommées par des astuces et un parcours étudié ainsi que par des messages pertinents et bien construits. Les couleurs, les agencements d’espaces, les outils à disposition et les messages devront être préparés minutieusement afin d’être efficaces.

Le digital au service de votre événement

Les distances sociales et les nouvelles normes à respecter vont contribuer à l’explosion du digital déjà bien utilisé dans les événements d’hier.

Les événements devront être de plus en plus participatifs et les outils digitaux ne seront plus seulement des leviers pour communiquer mais deviendront aussi indispensables pour mener à bien les événements.

Communiquez digital

L’outil digital arrive dès la préparation de l’événement. Du « save the date » à l’inscription en passant par la prise de rendez-vous ou l’inscription aux ateliers.

Vous devrez inclure le digital dès la préparation de votre manifestation afin de bien communiquer auprès de vos clients.

Plus les outils seront chartés et personnalisés à l’image de votre événement, plus l’adhésion sera forte, montrant de la cohérence entre la forme et le fond.

Live streaming

Le live streaming, déjà très utilisé sur des événements grands publics, deviendra également important lors d’événements notament pour vos conventions ou séminaires d’entreprise. Les restrictions d’un nombre de participants demandent aux entreprises d’adapter leurs événements mais ne doivent pas priver les participants de ces échanges.

Le live streaming en événement peut-être une solution de diffusion lors des conférences ou prises de paroles importantes. Cette solution instantanée permet de garder une proximité avec votre public qu’ils soient sur un autre site événementiel, dans leur bureau ou encore de chez eux.

Le streaming permet également aux participants une certaine interactivité et un meilleur engagement. Ils peuvent poser des questions et réagir en direct.

La gamification

Tous les publics ne sont pas adeptes des outils digitaux. Pour pallier à ce frein, l’événement doit être ludique et accessible. Gamifier votre parcours participant et les surprendre tout au long de votre événement fera disparaître ces freins et permettra une meilleure adhésion.

Des applications de gamification permettent au participant via son smartphone d’être stimulé et alerté tout au long de l’événement. Des quizz, des jeux et autres leviers d’activation impliqueront les participants qui choisiront comment s’impliquer.

Les événements 100% virtuels

Le coût de l’organisation d’un événement est souvent important, la crise économique dans laquelle nous entrons pourraient décourager certaines entreprises de dépenser leur budget communication dans un événement physique. La solution de l’événement virtuel permet à une entreprise de créer un événement à moindre coût et ainsi préserver le lien qu’elle a pu tisser avec ses clients, partenaires ou encore salariés.

Les événements hybrides

Les événements de demain seront certainement presque tous des événements hybrides.

Un événement hybride mêle le rassemblement physique et les technologies pour relier les participants entre eux et leur faire vivre une expérience similaire.

Ils permettront l’organisation de conventions et autre rassemblement et réunissant les participants à distance et les participants présents.

Les séminaires pourront ainsi s’organiser sur différents points de rassemblements avec des temps forts auxquels tout le monde pourra participer.

Auparavant organiser une convention pour 500 personnes nécessitait un lieu suffisamment grand pour la conférence et le dîner. Demain, nous ferons face à de nouvelles contraintes techniques incluant la puissance du réseau Wifi, les outils et moyens humains adaptés pour organiser de manière synchronisée chaque temps fort de l’événement.

Donner du sens aux événements

La crise que nous traversons pousse tous les individus et toutes les entreprises à remettre en question nos modes de vie. L’avenir reste à écrire et les événements si ils sont nécessaires à l’activité humaine et économique, devra lui aussi se réinventer.

Plus de sens et plus de respect

Jusqu’à maintenant, les entreprise choisissaient les prestations pour leur événement en fonction de différents critères : prestige ou originalité, prix ou caractère exceptionnel etc.

A partir de demain, de nouvelles caractéristiques entreront dans les motivations des entreprises : la quête de sens

Les entreprises ne devront plus choisir seulement un lieu et des prestations sur des critères esthétiques ou budgétaires, elles devront inclure des critères environnementaux et sensés comme par exemple :

1. La prise en compte des trajets des collaborateurs pour se rendre sur le lieu
2. Favoriser le co-voiturage et les transports écologiques.
3. Choisir des outils respectueux de l’environnement eux aussi (adieu plastique et autres déchets inutiles)
4. Le choix des prestataires et fournisseurs montreront également leur engagement en faveur de la planète.

Remettre l’humain au cœur des décisions

Mais surtout, les décisions et les événements ne seront plus des cahiers des charges froids et impersonnels. Adieu les grilles de prix sans fin.

Les entreprises vont plus communiquer entre elles, les événements de demain seront co-construits entre différentes parties prenantes car si un client connaît les objectifs qu’il doit atteindre, l’organisateur a les outils et les idées pour les mettre en musique.

Cette cohérence globale permettra une vraie pertinence dans les événements de demain et donnera encore plus de poids et de sens aux rencontres.

Faites de votre événement une réussite.

Notre agence vous propose un accompagnement global pour vos événements de demain. Nous intervenons à Montpellier et ses alentours.

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