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rencontre fournisseurs mas de rou

Rencontres fournisseurs dans un lieu insolite

Rencontres – Business – Convivialité

Planning digital

Une préparation digitale et moderne

Un événement dans l’événement !

Le salon du SETT (Salon professionnel des équipements de l’hôtellerie de plein air ) qui a lieu chaque année à Montpellier, est un événement incontournable pour la profession HPA (hôtellerie de plein air). Les événements en marge de grands salons sont fréquents (afterwork, soirée privée sur stand, team-building, soirée de gala etc.).

En effet, un salon ou congrès a la particularité de rassembler de nombreux professionnels d’un secteur en un seul et même endroit sur une courte période. Les événements satellites sont donc souvent nombreux et nous encourageons nos clients à les multiplier pour toucher une cible habituellement lointaine.

Moderniser et optimiser la rencontre

Notre client organisait cette manifestation pour la deuxième année consécutive. La première a été appréciée mais les rencontres étaient mal préparées et le lieu disproportionné par rapport au nombre de participants.

Afin de donner de la valeur à la rencontre et lui permettre d’évoluer, nous avons digitalisé l’événement. Nous avons créé une plateforme dédiée à l’événement. Elle consistait en un mini site vitrine de notre journée avec le programme, les informations pratiques (exposants, lieu de réception etc.) et surtout elle permettait aux visiteurs et aux exposants de prévoir leurs rendez-vous.

Les exposants pouvaient avoir connaissance des visiteurs inscrits et solliciter directement un rendez-vous. Cette plateforme a permis de dynamiser l’événement avant même la date.

Le mas de Rou (Castries)

L’événement s’est déroulé dans un lieu authentique et insolite aux portes de Montpellier, Le mas De Rou. Il dispose d'espaces permettant d’accueillir une grande capacité tant en réunion qu’en soirée. (découvrez nos 5 lieux incontournables pour vos événements à Montpellier ou découvrez les plaisirs d’un événement dans un château).

Nos participants ont eu la chance de profiter d'un point café et de jus frais toute la matinée. Durant cette première partie de journée, les exposants ont pu prendre place sur leur stand et préparer leurs rendez-vous. Nous avions prévu un mini escape game personnalisé pour occuper les exposants prêts et les participants matinaux afin qu’ils puissent profiter du lieu au travers de nombreuses énigmes.

Une après-midi riche en échanges

Après un cocktail déjeunatoire debout durant lequel une récompense pour les meilleurs escape gamers du matin ont pu recevoir des produits régionaux, place aux rendez-vous.

Les exposants ont eu des rendez-vous préparés et de qualité, ils ont également pu profiter de recevoir dans les moments libres les personnes de passage. Nous avions prévu un plan et un parcours visiteurs leur permettant de passer devant tous les stands.

Nous avions par ailleurs un jeu concours qui durait toute la journée et permettait de gagner de très nombreux lots, les participants pouvaient participer sur chaque stand les incitant ainsi à rencontrer tous les fournisseurs.

Une fin de journée aux saveurs d’automne

En fin de journée, les équipes d’organisation ont pu tirer au sort et distribuer les très nombreux lots aux participants (du transat jusqu’au mobil home etc.). De quoi animer cette fin de journée !

Les exposants, participants et organisateurs se sont ensuite retrouvés autour d’un apéro amélioré chaleureux et convivial sur le thème de l’automne aux chaudes saveurs de citrouille et de champignon.

A l’année prochaine,

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