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Salons et congrés
Organiser ou participer à un salon ou congrès
Vos objectifs
Préparer, anticiper pour mieux échanger
Pourquoi organiser un salon ou un congrès ?
Organiser un salon ou un congrès peut être très utile pour une entreprise. C’est un événement qui requiert une organisation minutieuse. Qu’il soit commercial ou professionnel, c'est un moment qui vous permettra en un temps court et pertinent de toucher votre cible et transmettre votre message dans les meilleures conditions.
C’est un lieu de rencontre et d’échanges, entre les partenaires, les intervenants, la presse… L’objectif est de passer un cap, et de prendre de l’envergure, sous différentes formes : organiser une formation professionnelle, une réunion d’affaires, mobiliser les acteurs de l’entreprise (collaborateurs, clients…), présenter une nouveauté (produit)… Le congrès est une magnifique vitrine, et un outil indispensable dans sa stratégie de communication.
En effet, il permet une proximité, très importante dans chaque secteur, et il est vecteur de cohésion parmi les participants.
Quels sont les éléments clés à l'organisation de votre salon ou congrès ?
Avant toute chose, il faut définir votre cible, la détermination précise de la cible visée permettra de mettre en place des éléments adaptés, pour que les objectifs soient remplis.
Choisissez donc si vous désirez principalement vous adresser à vos partenaires, vos membres, vos clients potentiels… Le discours diffèrera selon la cible choisie. Pensez aussi au nombre de participants présentes au congrès. En effet, le choix du lieu ne peut se faire qu’après détermination du nombre de participants.
Etablissez une grille budgétaire qui vous servira de base avec les principaux postes de dépenses.
Également, vous devez décider si l’événement sera payant ou gratuit. L’entreprise peut avoir intérêt à rendre l’accès gratuit, si le but est de créer une relation de proximité avec le client, et de se rapprocher de lui.
Dans d’autres cas, les participants peuvent être amenés à contribuer financièrement à l’organisation du congrès. Maintenant que la cible est définie, choisissez une date et un lieu.
Selon l’envergure du projet, le salon ou congrès pourra s’étendre au-delà d’une journée, et s’étaler sur plusieurs jours. Quoi qu’il en soit, il faut au plus vite s’y intéresser, pour pouvoir réserver le centre de congrès le plus adapté à votre événement.
Nos services
Notre prestation en résumé
- Définition de votre cahier des charges
- Création du rétro planning et suivi des opérations
- Gestion du budget et des fournisseurs
- Création et diffusion de vos outils de communication
- Négociation auprès des fournisseurs
- Recherche de lieux et intervenants originaux
- Mise en place de l’événement
- Gestion le jour J
- Bilan et préconisations
Les temps forts de votre salon ou congrès
Moments indispensables à la tenue de votre salon ou congrès
Communiquez efficacement
Utilisez des outils variés et pertinents selon votre cible pour les attirer avec un programme riche. Plus le programme sera dense, plus vous aurez de chance de donner envie à votre cible de se déplacer.
Organisez des conférences inspirantes
Faites intervenir des visages connus et pertinents dans le domaine en question pour animer une conférence, ces moments sont toujours appréciés et souvent sources de nouveautés pour votre public. Cela donne une bonne raison à votre auditoire de se déplacer. Les conférences devront avoir lieu à des moments clés de votre événement afin d'aider le flux des visiteurs.
Tables rondes et débats
Les tables rondes créent des moments d'échanges passionnants et parfois inattendus. Le choix des participants à la table ronde sont primordiaux, être accompagné dans le choix des personnes intervenantes sera un élément clé à la réussite de ces temps forts.
Moments informels et conviviaux
N'oubliez pas l'essence même de l'événement, créer des moments entre les participants. Rien de tel que les soirées (de gala ou afterworks) ou encore une activité de cohésion tel un team-building pour créer des souvenirs et permettre un fort ancrage de l'événement.
Réalisations
Spécialistes et débats
Quelle différence entre Congrès, colloque, symposium ?
Ces grands événements rassemblants de nombreux spécialistes d'un domaine peuvent avoir une nomination différente selon le format.
Congrés
Il rassemble souvent un public nombreux de spécialistes généralement d'envergue nationale et internationale. Il a de nombreuses assemblées en plénières dans le but d'annoncer et ou débattre sur des sujets précis.
Colloque
Alors que le congrès peut donner de l'information descendante (tendances, bilan d'un secteur etc.). Le colloque lui a plus une vocation de débat sur des sujets scientifiques. Ainsi nous retrouvons de nombreux colloques sur la santé par exemple.
Symposium
Le symposium est un événement de plus petite taille mêlant le congrès et le colloque. Nous pourrons y trouver des débats de spécialistes mais également des présentations de travaux (souvent dans la recherche) afin de présenter et alimenter les débats.