Les 5 outils collaboratifs à utiliser avec vos équipes durant le confinement

Comment motiver vos équipes à distance ?

Du jour au lendemain, l'organisation du travail de vos équipes s'est retrouvée bouleversée. Entre le stress lié à la crise sanitaire, l'école à la maison et le chômage partiel. Votre rôle de manager est aujourd'hui mis à rude épreuve.

Pourtant, la survie des entreprises va dépendre de vos équipes et de leur détermination à prévoir le futur.

Vous devrez dans une premier temps prendre en compte les contraintes de chaque personne. Certains sont déjà habitués au télétravail mais d'autres ont du apprendre une toute nouvelle manière de travailler tout en gérant parfois aussi l'école à la maison.

Les meilleurs outils collaboratifs à utiliser en télétravail

Dropbox

Premier outil collaboratif, il nous sert à stocker tous nos dossiers, nos documents, etc… Cela permet de consulter n'importe où et très facilement les fichiers, les archives et différents documents de nos collaborateurs.

Notre métier nomade fait que nous sommes souvent en déplacement (repérages de lieux, rendez-vous client, événements, etc…). Nous avons donc dès le début pris le parti de stocker tout notre travail sur Dropbox.

Cela nous permet de pouvoir exploiter le peu de temps libre que nous pouvons avoir sur les événements (quand notre client est en réunion plénière par exemple et que nos missions de coordination sont terminées) pour avancer sur d’autres dossiers.

De cette manière, nous avons également constamment accès à nos dossiers, plans d’implantation, moodboard, budget, etc … ce qui nous rend efficace partout.

Aujourd’hui en pleine période de confinement, cet outil a encore plus de valeur rend les choses beaucoup plus simples et nous sommes donc opérationnelles pour aider et travailler avec nos clients.

Slack

Véritable outil collaboratif très populaire dans de nombreuses entreprises, Slack sera votre compagnon idéal pour travailler en mode projet avec vos équipes en suivant des thèmes de travail créés par des "chaines" de discussion :

A l'agence nous avons par exemple les chaines général, stratégie, événement, comptabilité, etc… ces canaux sont personnalisables et vous pouvez créer vos propres chaines en fonction des thématiques que vous voulez aborder.

Vous pouvez également avoir des conversations directes entre collaborateurs ou groupe de collaborateurs. Ce système de classement des informations permet de retrouver rapidement un message intéressant.

Pour maintenir une ambiance conviviale et alléger un peu le ton, nous vous suggérons de créer un canal un peu plus fun où vous pourrez poster des divertissements sans lien direct avec le travail, souhaitez les anniversaire ou les fêtes de vos collègues ?

Google Drive

Google Drive est comme Dropbox une solution de stockage d'informations puissante et facile à utiliser. Cet outil permet de stocker mais également de travailler sur des documents partagés en ligne. Pour notre équipe cela nous sert principalement pour nos fichiers budget retro-planning qui évoluent constamment, nous suivons ainsi instantanément les évolutions de la production de nos événements.

Le client peut y ajouter des notes et compléter également ses parties (communication interne, avancement dans la production de contenu pour les convention, etc…). Ainsi, nous évitons de s’échanger des fichiers par email après chaque modification, de prendre le risque d’écraser des informations ou de passer à côté de certaines choses.

Trello

Trello est un outil de productivité très pratique. Véritable allié à la gestion de projet il est aussi ludique est très visuel, si vous aimez les post-it vous pourrez en créer de toutes les couleurs.

Nous y avons crée des tableaux génériques (liée à notre communication et au lancement de notre nouvelle marque Feely événements par exemple), des tableaux individuels (par collaborateur) et des tableaux spécifiques (par projet).

Nous pouvons inviter plusieurs collaborateur sur chaque tableau (en fonction de ses missions). Nous créons des tâches que nous pouvons assigner à un chef de projet, mettre des étiquettes pour informer sur son degrés d’urgence, mettre des commentaires, etc…

Cet outil permet facilement de manager des collaborateurs en télétravail, et à n’importe quel collaborateur de s’organiser, de hiérarchiser ses missions et de faire des reporting rapides et efficaces.

Zoom

C’est LE nouvel outil qui fait sensation auprès des entreprises de toute taille en cette période de confinement et Feely Evénements l'a aussi adopté.

Cette application est en train de s’imposer comme l’outil idéal pour nos points journaliers.

Nous pouvons réunir toute l’équipe en appel visio, pouvons partager nos écrans, etc… la vidéo change toute seule pour nous montrer à l’écran la personne qui est en train de s’exprimer et quand c’est vous-même qui parlez, l’écran change de manière régulière pour vous montrer tous les participants.

Cet outil ouvre des possibilités immenses et nous donne déjà pas mal d’idées. Nous reviendrons vers vous à ce sujet dès que nos idées auront décantées ;)

Nous avons l’habitude de beaucoup nous concerter entre nous, nous organisons beaucoup de brainstorming et nos idées rebondissent comme un ping pong.

Tous ces outils permettent de conserver cette dynamique qui fait la richesse de notre collaboration et nous permettent ainsi de rester productives et organisées.

Ces outils sont parfaits pour les travailleurs nomades comme nous mais en cette période de confinement ils s'adaptent très bien pour manager vos équipes à distance.

Si vous avez besoin d'avis et témoignages, nous serons ravies d'échanger avec vous sur le sujet.

Et vous, quels outils utilisez vous ? Avez-vous des conseils à partager avec nous ?

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