Organiser un salon phygital

Entre les contraintes et les recommandations sanitaires qui vont peser sur l’organisation ou avec les budgets des annonceurs revus à la baisse à cause de la crise économique actuelle, le coronavirus bouleverse, et va bouleverser pendant longtemps, notre rapport à l’événement. Il est évident que le salon tel que nous l’avons connu va devoir se réinventer.

Le digital, déjà très utilisé comme amplificateur dans les événements, prend aujourd’hui un rôle majeur. Il permet de conserver l’audience alors en présentiel par le biais de live et de programme à distance. Il permet également d’élargir très significativement les audiences grâce à un public qui s’habitue à participer à des événements à distance et aux replay disponibles après les manifestations.

Parce que malgré tout la richesse d’un événement passe par la rencontre physique, nous vous proposons d’organiser un salon phygital mêlant le physique et le digital.

Le lieu et les infrastructures

Lorsque vous organisez un salon, le lieu est primordial (ville, accessibilité, taille du lieu etc.). L'un des points positifs d’un événement phygital est que ces éléments ne deviendront pas secondaires mais, selon vos objectifs (pourcentage présentiel – digital), vous pourrez vous permettre plus de liberté.

Vous pourrez ainsi vous éloigner, si vous le souhaitez, du classique parc des expositions et miser sur un lieu plus authentique ou plus original (découvrez nos cinq lieux incontournables pour vos événements à Montpellier).

Si à l’époque les infrastructures étaient surtout sélectionnées pour leur capacité d’accueil, vous devrez veiller à leur nouvelle capacité selon les règles de distanciation imposées par la COVID.

Quelles mesures proposent-ils pour faciliter le parcours visiteur : distributeur de gel, signalétique de circulation, cloisons et plexiglass ? Comment calculer les nouvelles capacités d'accueil en fonction des nouvelles règles sanitaires ? Autant de points sur lesquels nous vous accompagnerons lors de l'organisation de vos prochains événements.

Infrastructures techniques

L’attention sur les infrastructures techniques prendront une nouvelle dimension. En effet, dès lors qu’il y a une diffusion live, il devient primordial lorsque vous choisirez un lieu, de veiller à ce que le réseau internet soit excellent ou prévoir d’installer une infrastructure adaptée afin de pouvoir diffuser sans bugs et autres ralentissements.

Le programme

Le programme d’un événement mi digital mi physique se prépare très différemment d’un programme uniquement en présentiel. Comment créer un programme efficace et pertinent qui puissent toucher l’audience présente et celle à distance ?

Vous devrez alors prendre les éléments clés du programme d’un événement physique et utiliser les forces des programmes des salons virtuels.

Voici quelques conseils :

Les webspectateurs auront une attention beaucoup plus faible que les participants présents.

En effet lorsque nous assistons à un événement devant un ordinateur, nous pouvons être facilement interrompu par des personnes extérieures.

Pour espérer garder l’attention de votre audience le maximum de temps, vous devrez rythmer votre journée par différents temps forts (intervenants de qualité, informations essentielles mises en avant par le teasing, etc.).

Vous pouvez imaginer

• Des conférences courtes mais inspirantes
• Des expériences immersives (son et lumière à vivre aussi à distance)
• Des ateliers participatifs
• Des webinaires pertinents
• Une mise en avant des exposants

Les outils de réussite

Faites vivre une expérience

Que ce soit en présentiel ou à distance, impliquez vos visiteurs dans les débats grâce à un contenu progressif et pourquoi pas un programme qui peut être évolutif durant l’événement. Les participants deviennent acteurs et créateurs de l’événement et leur implication va les inciter à rester, se reconnecter et participer toujours plus. Nous avons pour cela différents outils que nous pouvons mettre en place :

• Chat sur l’événement (avec un modérateur)
• Ateliers participatifs tout au long de la journée
• Intervention des participants sur les débats
• Etc.

Animez

Animez votre salon : jeux de piste, musique, jeux concours, etc…. Animer les visiteurs (à distance ou présents) permet de garder un peu plus l’attention mais aussi de les fidéliser. Vous pouvez prévoir une visite virtuelle du salon et organiser un escape game phygital sur le salon pour stimuler vos participants et leur permettre de visiter les stands de manière virtuelle par le jeu afin de résoudre les énigmes.

Vous pouvez aussi penser à un monsieur Loyal moderne tel qu’un robot humanoïde pour venir échanger avec les participants présents et échanger aussi de manière virtuelle avec les participants en ligne.

Multipliez les écrans tactiles sur lesquels les participants présents pourront échanger en direct avec les participants à distance.

Le social wall, déjà très utilisé sur les événements physiques, aura sa place dans un événement phygital puisqu’il permettra à toute l’audience de communiquer photos et impressions sur les temps forts de l’événement.

Surprenez

L’effet "waouh" même sur un événement phygital a une importance capitale. Pensez à surprendre vos participants même à distance. Imaginez un participant digital être le grand gagnant de l’escape game et recevoir sur le pas de sa porte son cadeau ? Discutons ensemble des effets "waouh" à activer pour surprendre votre audience.

Fédérez

Misez sur les outils collaboratifs pour créer du lien dans votre événement : digital workplace, tableaux de bords partagés pour les ateliers, etc.

Créez des moments de rencontres informels en petits groupes (digital et présentiel) pour dynamiser, rythmer et permettre des échanges riches.

Créez un véritable mini réseau social intra-évènement qui permettra aux participants d’identifier facilement les personnes présentes et ainsi d’entrer en contact avec eux.

Rassemblez

Créez des ponts entre le virtuel et le réel en créant des micros-rencontres à l’extérieur du salon (débat café etc.) qui pourraient se trouver dans un lieu autre que le salon (restaurant, bar etc.) et permettre aux gens de passer un moment ensemble autour de la thématique du salon.

Un positionnement moderne et respectueux

Au-delà de montrer votre capacité d’adaptation aux modifications économiques et organisationnelles du monde, vous inscrivez votre communication événementielle dans une démarche moderne et respectueuse de l’environnement.

Vous allez pouvoir amplifier considérablement votre audience tout en réduisant les coûts et votre empreinte carbone avec moins de déplacements. Cette démarche doit être également inscrite dans votre plan de communication avec des solutions concrètes destinées à réduire et compenser au maximum votre impact environnemental.

• Choix de prestataires qui s’inscrivent dans une démarche RSE
• Offre de déplacement verts (offre co-voiturage bus électrique etc.)
• Etc.

La même démarche devra être pensée dans la construction de vos stands (cloisons réutilisables, décoration recyclée etc.)

Pensez au recyclage de vos déchets et à éviter les dépenses inutiles.

A l’agence, nous sommes convaincues que les événements peuvent continuer de briller et jouer leur rôle social et économique tout en consommant de manière éthique et responsable.

Échangeons et créons votre salon phygital.

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