8 idées pour organiser des événements responsables

Depuis une dizaine d’années, les entreprises sont de plus en plus soucieuses de leur impact environnemental. Elles intègrent une démarche RSE dans leur production et les opérations de communication événementielles doivent également intégrer cette démarche.

L’année 2020 marqué par le COVID19 a mis un coup d’arrêt aux événements. Les événements de demain seront transformés et devront avoir plus de sens. Si l’innovation est toujours attendue dans les événements, l’année 2020 mettra un coup d’accélérateur à la capacité de se réinventer mais surtout de créer du lien tout en respectant l’environnement.

Les événement digitaux deviennent essentiels pour toucher une plus large cible, ils resteront très présents même après la pandémie car au-delà de sa capacité de résonance, ils permettent également de diminuer l’impact écologique des déplacements.

Comment intégrer une notion durable et respectueuse de l’environnement sur des opérations événementielles ? Est-il utile de faire appel à une agence événementielle pour vous accompagner dans ce changement ?

Voici 8 idées pour organiser des événements plus responsables !

1 - Évaluer votre niveau d’éco-responsabilité

Avant de vous lancer dans la conception d’événements responsables, vous allez devoir analyser votre niveau d’investissement actuel pour mettre en place des actions réalisables et durables.

Niveau débutant : Vous n’avez encore jamais mis en place d’actions pour réduire votre impact environnemental au cœur de vos opérations événementielles. Vous êtes conscients que vos choix (prestation, lieux d’accueil, animations, technique événementielle, gestion des déchets, achat de goodies etc.) sont importants et souhaitez mettre en place une démarche éco-responsable.

Niveau intermédiaire : Vous avez déjà intégré des solutions et outils respectueux de l’environnement dans la construction de vos manifestations et souhaitez passer à l’étape suivante en intégrant dans l’objectif de votre événement l’objectif d’éco-conception (choix du lieu, prestataires, matériaux, recyclage, etc.)

Niveau confirmé : Vos événements sont déjà dans une démarche d’éco-conception dès la phase d’étude du projet. Vous avez déjà intégré une démarche RSE dans votre budget quitte parfois à faire l’impasse sur certains choix pour respecter vos valeurs environnementales.

2 – Communication et digitalisation de l’événement

Lors d’un événement, nous imprimons et fabriquons toute sorte de supports : invitations, flyers, plaquettes, pochettes, panneaux, signalétiques diverses…

Si la COVID19 a fait exploser la digitalisation des événements, beaucoup de nouvelles habitudes pourront et devront être adoptées à long terme sur les événements futurs.

Voici quelques idées à noter :

• Privilégiez les invitations par e-mail à la place du papier
• Pour les impressions nécessaires, favorisez les imprimeurs locaux et labellisés Imprim’vert.
• Optez pour les matériaux recyclés et recyclables.
• Faites preuve de transparence quant à vos messages qui doivent respecter vos engagements et encourager vos pairs dans la même direction.
• Évitez les déplacements inutiles et transformez vos événements présentiels en événements hybrides ou 100% digital.

3 – Dynamisez votre communication interne sur les événements plus responsables

Dynamiser la cohésion d’équipe au quotidien est important (découvrez une journée peps sur le thème du bien-être), si vous souhaitez organiser des événements plus responsables, il y a de grandes chances pour que l’ensemble de votre communication soit dans la même optique.

Une culture d’entreprise forte se forge notamment grâce aux engagements que vous prendrez en transformation éco-responsable.

N’hésitez pas à solliciter vos salariés autour de ces thèmes en utilisant des moyens modernes comme les outils de serious game ou encore de team-building challengeant autour du thème de la RSE.

Vous pouvez également organiser des événements non seulement pour parler de votre entreprise mais aussi de sujets impactant comme une journée citoyenne ou encore un team-building solidaire.

4 –Changez vos priorités pour le choix du lieu

Le choix du lieu lorsque vous organisez une soirée d’entreprise , un séminaire ou encore un atelier de travail est toujours l’un des premiers critères pris en compte.

En effet, le lieu est un excellent moyen de placer votre événement dans son standing, ambiance, thème ou encore pour scénariser l’histoire à raconter.

Généralement la recherche du lieu est rarement axé sur son côté respectueux de l’environnement ou encore sur ses performances énergiques. Le standing, les capacités ou encore l’histoire du lieu sont souvent privilégiés.

Pourtant, les événements de demain devront être préparés différemment car l’état actuel de la planète exige des choix réfléchis.

Qu’est-ce qu’un lieu respectueux de l’environnement ?

• Développement durable au cœur de l’ADN du lieu de réception
• L’accessibilité : est-il accessible aux transports en commun ? Est-il le plus proche de vos locaux ?
• Comment est géré le lieu ? (consommation énergétiques, isolation, récupération des eaux de pluies etc.)
• Comment sont traités les déchets ?

Nous pouvons vous accompagner dans la recherche votre lieu ainsi que dans le montage d’un cahier des charges axé "événement responsable".

Les lieux pour un séminaire éco-responsable :

Au delà de l’aspect technique respectueux de l’environnement, l’engagement sera d’autant plus important si vous choisissez un lieu original comme :

• Ecolodges
• Cabanes dans les arbres (découvrez notre séminaire perché)
• Lieux partenaires du slow tourisme ayant noué des partenariats avec les locaux qui respectent la nature et leur impact sur celle-ci.

5 – Choisissez des prestataires responsables

Un événement rassemble souvent de nombreux prestataires (traiteurs, décorateurs, techniciens, animateurs, etc.)

C’est l’ensemble de votre chaine de prestation que vous allez devoir réfléchir.

• Le traiteur et les origines de la nourriture (local et issue d’une agriculture raisonnée voire bio selon votre niveau d’engagement).
• Lutter contre le gaspillage alimentaire
• Eviter le plastique, offrez des gourdes (découvrez nos idées de goodies)

6 – Décoration et animation

La partie décoration et scénographie de votre événement donnent de la cohérence et de la crédibilité à votre manifestation.

Favorisez l’upcycling (surcyclage, les objets seront transformés pour un autre usage) en chinant les objets de décoration de votre événement.

Si vous ne trouvez pas et êtes obligés de faire fabriquer, alors utilisez des matériaux facilement recyclables (cartons recyclés) ou réfléchissez en amont à leur donner une deuxième vie après l’événement (mobilier pour vos bureaux, dons etc.) .

Si la scénographie demande de profondément bouleverser un lieu, nous vous recommandons de faire appel à une agence professionnelle (découvrez quand faire appel à une agence événementielle) afin de vous faire accompagner sur les choix les plus judicieux et respectueux de l’environnement.

Concernant les animations éco-responsables, vous pouvez les axer autour de ce thème tels que des quizz ou encore des team-building et sensibilisation au zéro déchet (découvrez notre atelier création de cosmétiques zéro déchet).

7 – Appuyez-vous sur les labels éco-responsables

Vous n’êtes pas très à l’aise avec tous les paramètres d’éco-responsabilité ? Fiez-vous à quelques labels qui pourront appuyer votre décision comme la norme HQE (haute qualité environnementale) ou encore les lieux avec l’Ecolabel (label européen).

8 – Ces petits gestes qui changent tout

C’est également la somme de petits gestes qui feront petit à petit la différence sur vos événements.

Ne laissez plus les rétro-projecteurs en veille, prévoyez de l’hébergement pour le staff afin d’éviter les allers-retours trop nombreux.

Organiser un événement qui a du sens et travaillez le contenu afin que les participants n’aient pas l’impression de perdre leur temps.

Organiser des événements responsables prend du temps et nécessite un accompagnement afin d’établir les priorités et une bonne gestion de votre budget.

Nous sommes à vos côtés pour organiser votre prochain événement de manière plus responsable.