Journées utilisateurs à Lyon pour 130 participants

Du 2 au 4 juin 2025, nous avons organisé à Lyon les journées utilisateurs d'un éditeur de logiciels : 130 participants, 18 ateliers et une soirée de gala.

Côté ateliers

Le défi : 18 ateliers en trois jours

Client As-Tech Solutions

Date 06.2025

Catégories journées utilisateurs, événement éditeur de logiciels, convention client, séminaire Lyon

Notre client réunit les utilisateurs de ses logiciels lors de ses journées utilisateurs. Pour l'édition 2025, nous avons pris en charge l'ensemble de l'événement : hébergement, salles, restauration, photographe, soirée de gala et transferts.

Des journées utilisateurs ne ressemblent pas à un séminaire classique. Chaque participant suit les ateliers des modules qu'il utilise. Le programme comptait une plénière et 18 ateliers thématiques, jusqu'à quatre en même temps. Les arrivées étaient échelonnées, du lundi midi au mardi matin : chacun devait trouver sa chambre, son badge et sa salle sans perdre de temps.

L'événement se tenait au Novotel Lyon Confluence, qui réunissait tout au même endroit : jusqu'à 112 chambres, une salle de plénière pour 130 personnes et quatre salles d'atelier utilisables en parallèle. Chaque salle était configurée selon l'atelier, en classe, en U ou en théâtre, avec écran, vidéoprojecteur, paperboard, micros et machine à café.

Côté convivialité

Des pauses à la soirée de gala

Des détails qui comptent

Accueil : petit-déjeuner, badges, goodies et bagagerie pour ceux qui arrivaient le matin même.
Restauration : déjeuners en buffet avec les allergènes affichés, pauses gourmandes entre les ateliers.
Photographe : un brief précis pour repartir avec des images utiles à la communication du client, de la photo de groupe aux utilisateurs en train de manipuler l'application.
Départ : un buffet, et des lunch bags étiquetés au prénom de chacun pour ceux qui repartaient directement.

Une soirée pour se retrouver

Le mardi soir, les 130 participants ont rejoint La Maison, dans le 7e arrondissement de Lyon, privatisée avec sa terrasse et son club. Des navettes en rotation assuraient les allers-retours depuis l'hôtel.

Au programme : cocktail d'accueil, cocktail dînatoire avec une animation risotto dans la meule, photobooth et caricaturiste digital, dont les dessins pouvaient être envoyés par mail. Un DJ a ensuite lancé la soirée dansante. Un moment pour échanger autrement, entre utilisateurs et avec les équipes d'AS-TECH.

Vous préparez un séminaire, une convention ou vos journées utilisateurs ?

Plénière, ateliers en parallèle, hébergement de groupe, soirée et transferts : nous prenons en charge toute la logistique, pour que vous vous concentriez sur vos participants. Découvrez nos séminaires et conventions.

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